"Ответственные лица организации" - это периодический регистр сведений, что означает что в зависимости от времени документа из этого регистра будет выбираться соответствующее ответственное лицо. Т.е. например с 31.12.12 это будет Сергей Александрович, а с 26.06.13 уже Олег Георгиевич (если речь идет о РУКОВОДИТЕЛЕ).
К примеру с 15.10.13 у вас сменяется руководитель на Иванова Иван Ивановича => Добавляете новую строчку, в поле Дата ставите 15.10.13, ответственное лицо - Руководитель, Физ лицо - Иванов Иван Иванович.